本公司以“誠信、高效、創新、共贏”的服務理念，以現代化的管理經營模式，并注重信息化和科學化的管理體制，以真摯的敬業精神、先進和完善的配套服務，真誠為廣大航運企業和海員（船員）提供滿意優質的服務，為更好的后期海員（船員）管理跟蹤服務，公司特此制定海員（船員）跟蹤管理制度。

1.1海員（船員）服務種類及其保障服務質量的規定

1.1.1  服務種類：

（1）代理海員（船員）辦理申請培訓、考試、申領證書等相關手續；

（2）為船東提供船舶配員等相關活動；

（3）代理海員（船員）用人單位管理海員（船員）等事務。

1.1.2 海員（船員）服務方針目標

方針：①誠信為本，全心、全力、全意為船東和海員（船員）提供高效、優質服務。② 確保海員（船員）人身安全，船舶航行安全，保護海洋環境。③ 不斷完善服務質量管理體制維護的有效性、連續性和實用性。

目標：實現“創一流企業、創一流服務”的承諾，在管理中實施服務，在服務中體現管理，做到海員（船員）滿意、船東滿意。

1.1.3 保障服務質量：

（1）公司遵循合法、誠信、公平、公開的原則，向社會公布服務項目及其收費標準，保證服務質量，嚴格按照標準執行。

（2）公司員工自覺提高業務素質，具有高度責任感，正確了解海員（船員）及海員（船員）用人企業需求，為海員（船員）及海員（船員）用人企業提供優質服務。

（3）公司在從事海員（船員）服務時，嚴格按照海事部門的規定辦理，不弄虛作假，不超越權限，以質量管理為先，貫穿在海員（船員）服務的全過程，圍繞質量管理進行有效控制。

（4）海員（船員）或海員（船員）用人單位在本公司申請海員（船員）培訓、考試、申領證書等有關服務時，必須向申請人詳細說明該項業務所須滿足的條件，海員（船員）所提供相關證明及所持各類必備證件等材料必須齊全并真實有效。

（5）公司對符合條件的海員（船員）或用人單位，公司業務員會作出明確答復，派員全程服務，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）服務協議》（附件一）。對不符合申請條件的海員（船員），本公司不予受理，并說明理由。

（6）公司向海員（船員）用人單位提供海員（船員）代管及配員服務時，雙方應簽訂海員（船員）配員服務協議，并督促海員（船員）用人單位（或船東）與海員（船員）依法簽訂勞動合同。海員（船員）用人單位（或船東）未與海員（船員）簽訂勞動合同，本公司有權終止向其提供海員（船員）服務。

（7）在提供船舶配員及勞務派遣服務時，公司應向海員（船員）用人單位（或船東）提供該海員（船員）全面，真實的信息，不得提供虛假信息，不得損害各方合法權益。公司還將建立完整的海員（船員）服務信息，按服務種類記載并分類保存，保證海員（船員）信息真實性、連續性和完整性。

（8）定期回訪征求船東意見，定期收集海員（船員）反饋信息，以改進服務質量

（9）公司建立有應急保障機制，本公司提供海員（船員）服務的海員（船員）均取得法定和約定的勞動和社會保障權利及相應支持，對海員（船員）在服務期間發生失蹤、死亡或其他意外傷害，公司配合有關單位做好相應善后工作，并按公司應急處理制度執行。

1.2 各種海員（船員）服務業務的工作程序

1.2.1海員（船員）培訓、考試、申領證書服務的工作程序

（1）公司向社會公布本單位是具有為國內海船海員（船員）服務資質的機構，為海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）各類證件代辦業務，并公布相應收費標準。

（2）海員（船員）或海員（船員）所屬單位通過本公司向海事部門提出申請服務項目，接收海員（船員）代辦申請材料，本公司按照海事部門要求進行，將海員（船員）申請材料呈送海事部門審批，并與海員（船員）簽訂《海員（船員）辦證管理協議》（附件二）。

（3）按海事部門要求，在代理海員（船員）申請培訓、考試、申領海員（船員）各類證書時，海員（船員）應提供相關的證書及證明材料，保證所提供的資料完整性和真實性。對符合申請條件的海員（船員）或海員（船員）所屬單位，作出明確答復，派員全程服務，對不符合申請條件的海員（船員），說明不予受理的原因和理由。

（4）公司通過電話、網絡等有效方式方法，接受海員（船員）到來報名學習并進行海員（船員）證書的更換，及再有效提醒咨詢服務。

（5）公司根據海員（船員）所參加培訓、考試要求，作出相應的安排，告知海員（船員）參加學習考試時間和地點及注意事項。

（6）海員（船員）證書代辦完畢后，盡快通知海員（船員），確保證書及證件安全送達。

（7）建立海員（船員）檔案，加強管理，掌握海員（船員）的學習、培訓、任職資格、安全記錄、健康狀況等，真實記錄海員（船員）在本公司學習及服務過程，保證隨時能夠查詢到海員（船員）的相關信息，以便資源合理利用，并為海員（船員）私人資料保密。

1.2.2 海員（船員）代管、勞務派遣及配員服務

（1）向社會公布本公司開展海員（船員）代管、海員（船員）勞務派遣服務和船舶配員服務，并且具有為國內外水路運輸企業服務資質的機構，對海員（船員）和船舶公司提供海員（船員）派遣，推薦就業服務和為船舶提供配員服務，并公布相應收費標準。

（2）通過電話、傳真、網絡或其它方式方法，接收船舶公司或船東的海員（船員）招聘要求，向社會發布海員（船員）招聘信息。

（3）公司海員（船員）部/人事部負責收集社會海員（船員）的應聘需求及各類海員（船員）證書，并驗證所持證書的有效性，將包括海員（船員）職務、年齡、持證種類、水上資歷、需求、航線等信息錄入歸檔，做好全程服務工作。

（4）接收海員（船員）管理的申請，個人海員（船員）或需要本公司代辦管理的海員（船員），向本公司提出海員（船員）代管申請，對符合條件并取得雙方同意者，簽訂《海員（船員）代管服務協議》（附件三）。

（5）公司按海員（船員）用人單位需求，制訂船舶配員計劃，根據船東要求提供合格海員（船員）派遣或配員服務，簽訂《海員（船員）服務協議》，并要求海員（船員）用人單位與海員（船員）簽訂勞動合同，明確各方權利和義務。

（6）本公司按雙方簽訂的服務協議對海員（船員）進行管理，海員（船員）或船舶公司應按收費標準交納相應費用。本公司對服務情況進行登記，錄入海員（船員）管理系統，實時歸檔。

（7）本公司按協議為海員（船員）提供培訓、考試、申領證書及配員咨詢服務，提供氣象信息及海事管理方面法律咨詢服務。

（8）海員（船員）上船之前進行系統的崗前培訓，在船必須服從海員（船員）用人單位（或船東）的工作安排，嚴格執行各項規章制度，并對海員（船員）自己本身的行為負責。

（9）定期征詢海員（船員）在船任職表現，協助用人單位（或船東）對海員（船員）進行協調管理

1.2.3海員（船員）服務流程

1.3 海員（船員）服務信息檔案管理制度

1.3.1 公司采用專業的《贏海海員（船員）管理系統》，實時信息錄入，在線辦公，詳細記錄海員（船員）的姓名、住址、聯系方式、所持海員（船員）證書等級、編號、職務及各種培訓等情況，建立詳細的海員（船員）檔案；海員（船員）證書復印件存檔等，并按服務及職務種類歸檔

1.3.2 建立詳細的用人單位（或船東）需求信息登記：完整記載船名、船舶公司、船東、聯系方式、船舶種類、船籍港、船舶總噸/千瓦及習慣航線區域，配員需求等信息。（附件五：船東需求登記）

1.3.3 向海員（船員）用人單位或海員（船員）提供全面、真實信息，及時獲取相關信息和和海事管理方面的最新動態提供便利。

1.3.4海員（船員）檔案管理

（1）人事部負責海員（船員）檔案的建立和管理，確保在管理中能隨時可查到海員（船員）的個人基本資料、任解職情況、服務資歷、培訓紀錄、安全紀錄、綜合素質、健康狀況等信息，為評估在崗海員（船員）的適任能力，以及離崗海員（船員）的續聘提供有效依據。并定期向海事管理機構報送海員（船員）任職、解職情況。

（2）海員（船員）檔案要求每人一檔，保持記錄內容的真實和完整，內容包括：卷內檔案資料目錄、海員（船員）資料（個人基本資料、持證情況、服務資歷、培訓記錄、安全記錄、任解職情況等）、體檢證明、證書和海員（船員）服務簿復印件、勞動合同復印件、綜合素質考評資料等。電子版檔案要與紙質檔案保持一致，并及時備份保存。

（3）在崗海員（船員）檔案在保持最新、有效，統一存放。離崗海員（船員）檔案可作為資料另行保存，失去保存價值的海員（船員）檔案應及時撤除。

（4）制定海員（船員）檔案清單，必要時制作電子檔案檢索工具，以便迅速準確地查找檔案。

（5）在崗海員（船員）個人基本信息有變動時，應及時告知人事主管，以更新海員（船員）檔案內容。

1.3.5海員（船員）適任證書、服務簿管理要求

（1） 船長負責保管船上所有在崗海員（船員）的適任證書和服務簿，并進行登記。適任證書和服務簿應妥善保管，如有損壞或者遺失時，應立即報告人事主管，人事主管盡快協助辦理換發或補發，所產生的費用視情由責任人承擔。

（2）海員（船員）上船任職后，應盡快主動將適任證書和服務簿交船長保管。海員（船員）離職辦理相關手續后，向船長領取適任證書和服務簿并簽收。

（3） 三副因簽證需要可向船長借用，使用完畢后及時歸還，無權作為他用或借給別人使用。

（4）船長應當為本船海員（船員）辦理海員（船員）任職、解職簽注，并在海員（船員）服務簿中及時、如實記載其服務資歷和任職表現，其它人員不得擅自填寫和涂改。

（5）船長的任職簽注由離任船長負責簽注，船長的解職簽注由接任船長負責簽注。